Аутсорсинг тендеров и торгов

Предприниматели малого и среднего бизнеса ищут способы увеличить объемы реализации товаров и прибыль. Один из таких способов — участие в государственных и коммерческих торгах.

Что такое тендерный аутсорсинг

Предприниматели малого и среднего бизнеса ищут способы увеличить объемы  реализации товаров и прибыль. Один из таких способов — участие в государственных и коммерческих торгах.

Чтобы участвовать в закупках, не обязательно нанимать тендерного специалиста в штат или обучать уже работающего сотрудника. Компания может попросить помощи у сторонней организации или специалиста. 

Тендерный аутсорсинг можно сравнить с бухгалтерским. В обоих случаях организация нанимает специалиста только на время — чтобы выполнить определенную задачу. Такое сотрудничество позволяет сэкономить на оплате труда, но при этом получить помощь профессионала.

Отправить заявку

Какие услуги входят в тендерный аутсорсинг

Каждый поставщик самостоятельно решает, сколько и какие именно работы передать сотруднику на аутсорсе. Так, компании, которые еще ни разу не участвовали в закупках, могут заказать проанализировать рынок торгов в своем регионе. Возможно, заказчики редко проводят подходящие им тендеры. А иногда закупок бывает много, но во время торгов конкуренты сильно снижаются. В этих случаях выходить на новый рынок будет невыгодно. Тендерный специалист подскажет о таких рисках. Он составит аналитический отчет и поможет подобрать верную стратегию участия. 

Специалист на аутсорсе сможет подготовить новичка к участию. Например, он поможет:

  • выбрать и заказать подходящую электронную подпись, 
  • зарегистрировать компанию на портале Госуслуг и в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС),
  • пройти аккредитацию на необходимых электронных торговых площадках (ЭТП),
  • разобраться в требованиях закона или положения о закупках заказчика.

Также аутсорсеру можно доверить поиск и отбор целевых торгов. Государственные и коммерческие заказчики публикуют новые торги каждый день. Чтобы подобрать подходящий тендер нужно разбираться в поисковой системе, правильно подобрать ключевые слова. Специалист настроит поисковый запрос за вас и периодически будет мониторить опубликованные тендеры. Однако специалист может только порекомендовать определенную закупку и предупредить о возможных рисках. Решение об участии должен принять сам поставщик.

Если вы уже нашли интересный тендер, специалисту на аутсорсе можно доверить пройти один этап или всю закупку целиком. Он может:

  • проанализировать закупочную документацию и составить заявку на участие,
  • участвовать за вас в аукционе и подать ценовые предложения,
  • помочь подписать контракт или договор в срок.

Если заказчик нарушил закон или завысил требования к товару, специалист подготовит жалобу в ФАС.  

Отправить заявку

Плюсы и минусы аутсорсинга тендеров

От сотрудничества со специалистом на аутсорсе можно выделить несколько преимуществ:

  • Экономия средств компании. Поставщику не нужно платить зарплату штатному специалисту и делать за него обязательные взносы. Ему не нужно тратиться и на его обучение и повышение квалификации. Все расчеты между поставщиком и аутсорсером проходят за фактически выполненные услуги. 
  • Защита от ошибок. Ошибиться можно на каждом этапе закупки. Так, неверно указанный ГОСТ в заявке может привести к тому, что компанию не допустят к участию. Иногда ошибка оборачивается и более серьезными последствиями. Если поставщик не вовремя подпишет контракт, его могут внести в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). В этом случае рынок закупок закроется для него на три года. Опытный тендерный специалист знает законы и следит за их изменениями. Он не раз готовил заявки на участие и работал в аукционных залах на разных ЭТП. 

Один из главных недостатков специалистов на аутсорсе — они не дают гарантий. Победа в закупке зависит не только от их профессионализма, но и от самого поставщика. Не важно, сколько опыта у того, кто подает ценовое предложение в аукционе, важно — какую цену он предлагает. 

Работу тендерного специалиста придется оплатить независимо от результата закупки. Однако, вы можете сотрудничать с аутсорсером, который берет плату за победу, обычно 1-2% от суммы выигранного контракта. 

Отправить заявку

Что лучше: тендерный аутсорсинг или штатный специалист

Обычно выделяют три портрета поставщиков, для которых специалист на аутсорсе выгодней штатного:

Новички в закупках

Участникам без опыта сложно определить, в каком тендере стоит участвовать. А от грамотного выбора закупки иногда может зависеть исход торгов. Также на первых порах легко допустить ошибку. Чтобы не набивать свои шишки, поставщик нанимает специалиста, который знает законы и не раз участвовал в торгах.

Редкие участники

Некоторые компании редко участвуют в закупках. Например, если поставляют сезонные товары или выполняют специфичные работы. Таким поставщикам невыгодно ради нескольких закупок в год держать штатного тендерного специалиста. Зачастую им даже не нужно искать закупки: заказчики приходят к ним сами. 

Иногда роль специалиста по тендерам по совместительству выполняют другие сотрудники, например, бухгалтеры или секретари. Но они также допускают ошибки и не всегда успевают следить за изменениями в законах. Поэтому поставщикам удобнее обратиться за помощью к аутсорсеру: ему не нужно платить зарплату каждый месяц, но при необходимости он быстро подключится к работе.

Амбициозные участники

Такие поставщики часто участвуют в закупках, у них в штате даже могут быть один или несколько тендерных специалистов. Но даже они не успевают поучаствовать во всех подходящих торгах. Например, если два сложных тендера проходят примерно в одно время, на подготовку к ним может не хватить времени. Чтобы не выбирать одну закупку и не упускать возможную прибыль, они нанимают стороннего специалиста.

Отправить заявку

Как выбрать компанию для тендерного сопровождения, которой можно доверять

Найдите несколько компаний или независимых специалистов с подходящими вам условиями сотрудничества. После этого сравните их по нескольким характеристикам:

  • Опыт. Посмотрите, какое образование у специалиста и сколько он работает в сфере закупок. Обратите внимание, на каких тендерах он специализируется. Если вы хотите участвовать только в коммерческих закупках, вам не подойдет специалист в закупках по 44-ФЗ. 
  • Статистика участия в закупках. Профессионализм аутсорсера можно оценить по количеству закупок, в которых он участвовал. Обратите внимание на процент допущенных заявок и побед в закупках. Однако следите за тем, чтобы специалист не был перегружен. Большое количество клиентов может сказаться на качестве его работы.
  • Обещания. Не доверяйте компаниям, которые гарантируют победу и обещают вернуть деньги в случае поражения. Честный специалист предупредит, что результат закупки зависит не только от него.
  • Стоимость услуг. Мы уже говорили, что некоторые аутсорсеры устанавливают фиксированные цены,  а другие — берут дополнительную плату за победу. Оцените, выгодно ли вам будет сотрудничать с выбранным специалистом.
  • Сроки договора. Если не уверены в емкости рынка, выбирайте компании, которые согласны провести тест-драйв на одну закупку или подписать договор на один или два месяца работы. За это время вы успеете оценить, нравится ли вам работать со специалистом и понять, выгодно ли участвовать в закупках.
  • Отзывы клиентов. Почитайте, что говорят бывшие и действующие клиенты специалиста. Изучите не только его официальный сайт, но и другие источники. Если есть возможность — пообщайтесь с клиентами лично.

Отправить заявку

К списку статей
5 «нельзя» для участников госзакупок
Узнайте, как их избежать
в методичке от наших экспертов
Получить методичку
5 «нельзя» для участников госзакупок

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Нажимая на кнопку, я соглашаюсь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.